Word 2016文档管理与编辑技巧

在使用Word制作办公文档的过程中，掌握一些常用的Word文档管理与编辑技巧，可以有效管理制作的各类办公文档，提高制作与编辑文档的效率，下面我们具体来看看Word 2016文档管理与编辑技巧。

技巧1：自动定时保存文档

为了避免未及时保存文档而导致文档丢失。在制作与编辑Word文档时，用户可设置自定定时保存文档，这样就可避免丢失正在编辑与制作的文档内容。

注：;设置自动保存的间隔时间时，也不能 将间隔时间设置得太短，否则会占用电脑内存，导致电脑太卡或死机。

技巧2：设置自动恢复文档的保存位置

若未保存就关闭了文档，那么Word程 序会保留最后一次自动保存的文档。且默认保存在 C:UsersAdministratorAppData RoamingMicrosoftWord 中，如果用户不方便查找，可自行设置一个保存位置，以方便记忆和查找。

技巧3：word文档保存为模板文件

在Word 2016中，可以将制作好的文 档保存为模板文件，保存后，该文档中的文 本格式、段落格式、样式和图形对象等都将 被保存在该模板中。这样，方便以后制作格 式相同或内容相似的文档，提高工作效率。

技巧4：word文档导出为PDF文档

PDF是一种通用的文件格式，它可以保留源文档中的所有内容和格式。编辑完文档 后，如果不需要再对文档进行修改.可以将 其导出为PDF文档类型，方便在各种应用 程序和平台上查看和传递。

技巧5：文档不打开也能预览内容

若不记得要打开的Word文档的名称 时，可通过资源管理器窗口中提供的预览功 能对未打开文档的内容进行预览，以便快速 对文档内容进行确认。

技巧6：设置word自动记录使用文件的个数

默认情况下，Word会自动记录最近使 用过的25个文件，用户可以根据实际情况 对自动记录使用文件的个数进行设置。

技巧7：以只读的方式打开重要文档

当只需对文档内容进行查看，不需要对文档进行编辑时，可以选择以只读方式打开，这样就算误操作后，也不会对文档产生影响。

技巧8：快速修复已损坏的word文档

在曰常编辑文档的过程中.由于意外关机、程序运行错误等特殊情况，会导致Word文档损坏、未保存或者不能打开。此时，可以利用Word 2016自带的恢复功能修复文档。

技巧9：合并多个word文档

当需要将多个Word文档中的内容移动 到一个文档中时，可通过Word 2016提供的插入对象功能来实现。

技巧10：在文档中输入上、下标

在制作数学、化学等办公文档时，经常需要输入上、下标。在Word 2016中通过 提供的上、下标功能可快速输入X2、H2等 文档内容。

技巧11：输入带圈字符

在制作某些办公文档，经常要用到一些 带圈文字或数字，用户可以通过Word 2016 提供的带圈字符功能插入。

技巧12：快速插入生僻字

在制作办公文档的过程中，当需要输入 不认识的字时，可以通过Word提供的插入符号功能插入

技巧13：使用快捷键插入特殊符号

如果经常需要在文档中插入某个特殊 符号，那么可以为特殊符号指定一个键盘上的快捷键，从而实现特殊符号的快速输入。

技巧14：手写输入公式

Excel 2016提供了墨迹公式功能，通过它可快速书写出需要的公式插入文档中，以提高输入公式的速度。

技巧15：运用自动图文集快速输入常用语句

在制作与编辑Word文档的过程中，对于使用频率较高的语句，可以使用word 2016提供的自动图文集功能创建图文集，这样在使用这些语句时便可快速插入，提高工作效率。

技巧16：快速选择文档中格式相似的文本

在制作与编辑长文档的过程中，如果要 对文档中多处格式相似的内容进行统一的编 辑，需要先选择这些内容，使用鼠标依次选 择会比较麻烦，这时可使用Word 2016提供 的选择功能快速选择格式相似的文本。

技巧17：通过快捷键精确移动文本

在编辑文档时，经常需要将某些文本的 位置进行移动，通常用户是选择要移动的文 本，然后用鼠标拖动的方式将其移动到目标 位置，如果在长文档中进行操作就比较麻 烦，此时就可利用[F2丨键来进行精确移动。

技巧18：将文字资料粘贴为图片

在编辑Word文档时，如果希望粘贴的文字不再被修改，可在进行复制和粘贴时， 直接将复制的文字资料粘贴为图片。

技巧19：使用Insert键实现快速粘贴文本

在编辑文档时经常会用到复制/粘贴功 能，为了提高工作效率，在粘贴内容时可通过按Insert实现一键粘贴。

技巧20：使用替换功能快速删除多余的空行

当Word文档中的空行较多且需要全部 删除时，可使用替换功能快速删除文档中的所有空行。

技巧21：一次性删除文档中所有空格

从网页或其他文档中复制的文本内容 中经常会有一些空格，如果这些空格影响文档阅读和文档效果，可将其删除当文档中 的空格较多时，手动删除非常麻烦，这时可用查找和替换功能一次性删除文档中的所有空格。

技巧22：快速替换文档中文本字体格式

当需要对文档中多处相同字体格式文 本的字体格式进行更改时，也可通过替换功 能快速替换文档中文本的字体格式。

技巧23：快速清除文档中的所有格式

当需要清除文档中的所有格式时，可通 过Word提供的清除功能快速清除文档中文本的所有格式，如字体、段落、样式等。

技巧24：一次撤销多步操作

在对文档进行了多种编辑操作后，如果 需要将文档撤销到某一步操作之前，可一次 性撤销多步操作，提高工作效率。

技巧25：将图片设置为项目符号

为文档段落添加项目符号时，如果 Word提供的项目符号没有很好的选择，也 可将计算机中保存的图片设置为项目符号， 提升文档阅读性和美观性。

技巧26：自定义编号格式

如果Word 2016提供的编号样式不能 满足文档需要，用户可自定定义编号的样式。

技巧27：设置自动编号的起始值

默认情况下设置的自动编号都是从1开始的。如果不想让段落的编号从1开始， 可以在"起始编号”对话框中设置编号的起始值。

技巧28：使用格式化快速复制格式

在设置文档格式时，如果需要为不同位置的文本或段落应用相同的格式，可以使用 Word 2016提供的格式刷功能来快速复制格式。

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